科技文明日新月异，人际间的沟通透过电话、传真机或网络的传送，既方便又快捷，书信的往来彷佛有被这些新兴科技产物取代的趋势。事实上，书信并未随著文明的演进而被淘汰，因为任何大小事情均可藉由书信来表达，无论是否同住，都可利用书信连系，许多不便直接陈述的事情，利用书信表达，将较为婉转贴切；书信的效用仍有其不可替代的存在价值。

　　写信的目的在叙事达意，因此，行文要切合格式，措辞用字宜力求简练明晰，尤应了解套用语句及应酬语的含义，使字里行间自然流露出真挚的情感。以下就书信的结构、书写要领、书信的摺法和信封的书写等基本常识及应注意事项，一一说明。

　　(一)书信的结构及书写要领

　　书信的结构包括三个部分：前文、正文、后文。

　　1.前文：包括称谓语、提称语、启事敬辞、起首应酬话。

　　(1)称谓语：寄信人在书信的开端对受信人的称呼，即为称谓语。称谓语要切合收信人与寄信人双方的关系，是信函中最重要的地方，既不可省，更不能错用。如「父亲大人」、「意公吾师」。

　　(2)提称语：紧接在称谓语下，是表示对受信人的礼貌，以及请求查阅的意思，又称敬称语或知照敬辞。如「膝下」、「尊前」。

　　(3)启事敬辞：紧接在提称语下，作为正文的发语辞，现多不用。如「敬禀者」、「敬启者」。

　　(4)起首应酬语：应切合受信人与寄信人之间的关系及情景，表现出真挚的情感，恰当生动。如「叩别慈颜，时保孺慕」。

　　2.正文：是书信的主旨所在，不能轻忽草率，凡叙事、论理、说情，必须文字通顺，层次分明，具体扼要地将自己的感情、思想、意见表达与对方知悉，才算达到写信的目的。

　　若信件内容含糊其辞，不知所云，则易让人发生误解。

　　3.后文：包括结尾应酬语、结尾敬辞、署名、署名之敬辞、日期等。

　　(1)结尾应酬语：这是书信结尾的应酬话，不外含有候覆、盼祷、致歉、保重之类的话。套用这些语句时，应适合受信人与寄信人之间的关系。运用得宜，可增添书信的力量，不当套用，不免贻笑大方。

　　(2)结尾敬辞：作为结束上文的敬辞。结尾敬辞可分为两部分，一为敬语，如「肃此」、「谨此」、「端此」、「草此」之类，敬语如用来申诉自己的情意，对信中已表示过的事作个综合收尾时，称为「申悃语」，如请对方收鉴，与申悃语具有连带关系，并可连起来用的敬语则称为「请鉴语」。一为请安语，如对父母，用「敬请福安」、「跪请金安」；对亲友长辈或长官，用「敬请崇安」、「只请钧安」，对师长，用「敬请道安」、「敬叩铎安」；对平辈，用「顺颂时祺」、「只颂台安」等。

　　(3)署名：书信在正文写完之后，必须在左方下端签署寄信人的姓名。在信末具名时，一般对家属及至亲好友，只写名不写姓，对普通朋友应写姓名。署名的右上角要加上自己和受信人关系的称谓，这个称谓必须和起首的称谓相呼应，如对父母，用「儿」、「女」，对长辈用「晚」，对平辈用「弟」、「妹」，对晚辈儿女用「父」、「母」、「愚」等。

　　(4)署名下敬辞：在署名下须再加敬辞，如对尊长，用「顶礼」、「作礼」、「敬禀」；对长官用「敬呈」、「敬上」；对老师用「敬叩」、「敬上」；对平辈用「敬启」、「谨启」、「谨上」、「合十」；对晚辈用「手书」、「手启」、「手泐」。

　　(5)日期：在署名敬辞的右下方用略小的字体写下写信的日期，以表示书信的时效。一般仅写月日，有时年月日可全写，甚至加上时间。遇有节气或特殊日子时，亦可加写，如「端午节」、「中秋节前一日」。

　　(6)附候语或补述语：在书信末尾另行补注，除非事实上的需要，否则宜避免之。对于内文未述及而必须补充的事情，可在署名之后，另起一行书写，称为「补述语」。「附候语」则是附笔问候的意思，也要另起一行书写。

　　(二)书写信封应注意事项

　　1.字体：应力求工整，绝不可潦草，尤其写给尊长，最好用正楷书写。

　　2.地址：受信人地址及寄信地址均应书写清楚，不可省略，尤其寄挂号信及限时专送时，寄信人应将地址、姓名详细写明，以备无人收信时退回，避免误事。

　　3.姓名：受信人姓名应写在信封上长方形框格内，首字不可低于受信人地址的首字。寄信人姓名亦应写明，尤其是寄挂号信及限时专送信件。不过一般平邮信件多将其简略化，只写姓。

　　4.受信人称呼：书写受信人称呼，佛教徒可写「居士」、「大德」，亦可视受信人的身分而定，如「同学」、「老师」、「法师」、「师父」等，然对于政府官员及具有相当社会地位的人，则应把受信人的官衔及职称与姓名一并写出。

　　5.收启字：收启字因受信人与寄信人之间的关系不同而有所分别。对尊亲属如祖父母、父母可以用「安启」，对有官衔者可以用「勋启」，与大德通信应写「慈展」、「尊启」、「道启」等，对老师可以用「道启」，对长辈可以用「赐启」，对尊长及长官可以用「钧启」，对平辈则用「大启」、「台启」、「惠启」，对于晚辈可以用「台展」、「台览」、「收启」、「亲展」或「启」，如属机密性书信，不愿别人窥看的，则可用「亲启」、「亲钧启」，或「密启」。寄明信片时，则无开启的动作，所以对受信人只能用「台收」、「收」。

　　6.邮票：邮票的黏贴并无定则，不过邮票之图案多为我国的风光宝物、先哲名贤、名画典故，应将其正贴，若是贴倒或贴歪，还是不妥。

　　7.封缄字：在寄信人的署名下用「缄」或「寄」字，对长辈则用「谨缄」、「谨寄」。如果寄明信片时，由于没有封闭（缄）的动作，所以只能用「寄」。

　　8.托人带信：在信封长方框外右侧写「敬请」或「敬烦」，然后空一字，写「吉便带交」或「转交」、「转致」、「转陈」、「转呈」、「携交」、「面呈」、「面陈」、「面致」等字样。在长方框外左下角写「○○○拜托」、「○○○敬托」等字样，并附月日。

　　若在「敬烦」或「敬请」字上加注寄交者的姓名及称呼，其首字不得低于受信者姓名首字。

　　9.请对方送信人带回的信：在信封长方框右侧写「藉复」或「藉陈」，「回文」、「回陈」等字样。在长方框外左下角写「名内具」，受信人是尊长时则写「名内肃」。

　　(三)摺信法

　　过去对于信纸的摺法十分考究，现在比较不重视，但仍应把信摺叠整齐，放入信封时，使称谓语在上方，靠向封口，当受信人启封时，可以先看到称呼他的称谓语。

　　1.与大德通信，称呼当尊之以「长老」。自称「学人」、「弟子」、「学生」、「门徒」、「三宝弟子」皆可，信封面应写「慈展」、「道启」等字。
　　2.尽量尊称大德字号，不全称名讳，或以上下一字称之。
　　3.若为在家众，则尊称为「居士」。